مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو - waza2efnow (وظائف ناو)

Disable Copying Text

الاثنين، سبتمبر 10، 2018

الرئيسية مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو

مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو

مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو
مفهوم السكرتارية - اعمال السكرتارية - مهام مدير المكتب | وظائف ناو

مفهوم السكرتارية  →
السكرتارية تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية. إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة. أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.


أهمية السكرتارية 





مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:- 


  • التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
  •  تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها. 
  • توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب. 
  • تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس. 
  • تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.

خصائص السكرتارية 

خصائص السكرتارية تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:-
  • الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
  •  حسن التصرف، واللباقة في التعامل. 
  • التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل. 
  • القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح. 
  • التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل. الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
  •  التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي. احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

اعمال السكرتارية  →

تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:-
  1. متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك. 
  2. استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل. 
  3. استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
  4.  إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.
  5. تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب. 
  6. توزيع البريد على موظفي الدوائر والأقسام المختلفة وفقاً لأوامر المدير.
  7.  تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
  8.  ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة. 
  9. استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها. 
  10. حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب.
  11.  التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.
  12.  تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
  13.  عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير.
  14. إعداد المراسلات، والتقارير اليوميّة من خلال تحرير النصوص المكتوبة، وطباعتها. 
  15. إعداد الترتيبات اللازمة للرحلات التي يقوم بها المدير من حجوزات، وترتيبات، وغيرها من الأمور. 
  16. تحضير الأمور المتعلقة بالزوار، والعملاء، وكبار الضيوف الوافدين إلى المنشأة. 
  17. تنظيم الاجتماعات، عن طريق حجز القاعات، ودعوة المشاركين، وتحضير مادة العرض، واستقبال المشاركين في يوم الاجتماع.
  18.  التعاقد مع الشركات المختلفة، كشركات الشحن والنقل. 
  19. إعداد تقارير المصاريف بشكلٍ دوري للمدير، ومحاولة التخلّص من السلف. 
  20. متابعة أجندة وجدول أعمال المدير.

#ملحوظة مصدر المعلومات بالأعلي من موقع موضوع

مهام مدير المكتب  →
  1. تنظيم العمل بالمكتب.
  2. تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال.
  3. تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة.
  4.  استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة.
  5. حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج.
  6. متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى.
  7. رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين.
  8.  الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل.
  9. عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى.
  10.  تحضير المراسلات والتقارير.
  11. تحضير مواد العروض التقديمية.
  12. تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.
  13. تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
  14. متابعة أجندة التقويم المدير العام.
  15. إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.
  16. تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
  17. استقبال الزوار والعملاء.
  18. أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.
  19. إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.
  20. التعاقد مع شركات الشحن الدولي كال دي إتش إل وال فيديكس.
  21. الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته.
  22.  ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.
  23. تفويض الأعمال.
  24. تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
  25. التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
  26. إعداد التقارير.
  27. الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
  28. صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
  29. الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
  30. تنظيم عملية جلب موظفين جدد.
  31. ترأس بعض الاجتماعات.
  32. إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.
  33. التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
  34. القيام بإدارة نظام الرواتب -أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
  35. مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.
  36. مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
  37. تأمين الأثاث المكتبي اللازم.
  38. تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.
  39. مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.

الفرق بين السكرتارية ومدير المكتب

هو أن : 

مدير المكتب : ↓


مسئول عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال بمعني أن كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والأشراف على الطاقم الإداري والسكرتارية وكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عمل واجتماعات ومواعيد واستقبال والرد عن كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صله الوصل بين المدير وبين بقية أعضاء المنظمة وغالبا ما يمنح لمدير المكتب بعض الصلاحيات الإدارية مثل الرد على البريد العادي و البريد الالكتروني متابعة المشكلات الإدارية والمعاملات الروتينية مع أهمية الانتباه انه غير مسئول عن الشئون الخاصة بالمدير (((ما لم ينص اتفاقه على ذلك)).

أما السكرتير :  ↓
من مهامه النسخ والتصوير وأرشفة الملفات ومتابعة العمل اليومي وان كانت أعماله حقيقة تتركز بكل ما يخص المدير بداية تلقي المكالمات الهاتفية الشخصية ومتابعة الفاكس وكذلك استقبال الزوار و العملاء وتأمين السكن والرحلات لهم وطبعا بناءً على توجيه المدير له وهو مسئول عن الترتيبات اللازمة للمدير من التذاكر والفيزا والسكن ونحوها وباختصار السكرتير مسئول عن المدير وهو مرتبط أداريا بمدير المكتب.

مواضيع ذات صلة ↓↓↓↓↓↓





ليست هناك تعليقات:

إرسال تعليق

Waza2efnow 2018. يتم التشغيل بواسطة Blogger.